• Cases

Læs et udvalg af vores cases nedenfor

Vi har optimeret og transformeret Excel-modeller og leveret databaseløsninger til en lang række større danske virksomheder og offentlige instanser.

Unicon
CASE

Unicon

Forecast & budgettering 

Budgetløsning med kun en enkelt Excel-fil til flere end 150 brugere – det er alt, hvad der kræves, når Unicon skal holde snor i deres budgetter og forecast i Danmark og Norge.

Læs mere
FOLD IND

Opgaven: Unicon – der er leverandør af færdigblandet beton – ønskede en mere effektiv og fleksibel løsning til håndtering af deres budgettering. Med kontorer i både Danmark og Norge var der behov for at ensarte budgetlægningen de to lande imellem; dog med respekt for de nødvendige lokale forskelle. Samtidig ville de gerne undgå tunge og tidskrævende manuelle processer, når op mod 150 enheder på tværs af organisationen først skulle aflægge budget og sidenhen opdatere disse løbende i forecast-processen – et arbejde, der før blev håndteret i et stort antal separate Excel-filer, hvor data efterfølgende skulle konsolideres manuelt.

Løsningen: exacto har til konkurrencedygtig pris leveret en skræddersyet budget- og forecast-løsning til Unicon – en løsning der ikke alene er nøje afstemt i forhold til Unicons behov, men som også har sparet organisationen for masser af tid og for dyre årlige licenser til et standardiseret budgetteringsværktøj (SAP BPC).

Med exactos løsning har Unicon fået en intuitiv brugergrænseflade for både Danmark og Norge. Data lagres i en central SQL-database, hvilket bl.a. betyder, at flere brugere kan arbejde med data samtidigt – og det uden at der manuelt skal holdes styr på seneste opdateringer og forskellige versioner. Brugerne skal blot åbne én og samme fil, hvor tallene opdateres.

Ønsker Unicon at justere på eksempelvis priser, løn eller andre budgetposter på tværs af enheder, kan det gøres med få klik. Gælder det konsolidering af landebudgetterne, er dette ikke længere en tidsrøver, da budgettal løbende konsolideres.

Fitness World
CASE

Fitness World

Rapportering

Rapportering for 158 centre i DK og 10 i Polen er blevet strømlinet med et skræddersyet og licensfrit rapporteringsværktøj. Fitness World har fået værdifuldt og nuanceret indblik i, hvor godt de enkelte centre klarer sig økonomisk. Værktøjet danner vigtigt grundlag for beslutningstagning i virksomheden.

Læs mere
FOLD IND

Opgaven: Fitness World er Danmarks største fitnesskæde med knap en halv million medlemmer og 25 millioner besøgende pr. år. Virksomheden havde et ønske om at blive stærk på deres centerrapportering og øge indblikket i, hvordan de enkelte centre performer. Det skulle være let og enkelt at tilpasse rapporteringens indhold ift. målgruppen; uanset om der rapporteres til topledelsen eller centerchefen skal data altid være relevant og fyldestgørende i forhold til det givne formål.

Løsningen: exacto har leveret en skræddersyet rapporteringsløsning i Excel med automatisk udtræk fra Fitness Worlds økonomisystem. Løsningen er bygget med en høj grad af brugervenlighed, så det fx er let for den enkelte bruger at finde sine egne rapporter for hvert enkelt center, område og region. Det er muligt at sammenligne, hvor godt de forskellige centre performer ift. budget. Derudover kan økonomiafdelingen ved hjælp af automatisk genererede emails let distribuere rapporterne til relevante modtagere i organisationen – fx centerchefer, områdechefer og regionschefer. Løsningens fleksibilitet tilsikrer, at den rette information til enhver tid kan trækkes hurtigt ud af systemet – og dermed kan rapporteringen fungere som et vigtigt redskab, når der træffes beslutninger på topniveau.

Foruden centerrapporteringen har exacto været leverandør på Fitness Worlds konsolideringsmodel, der inkluderer regnskaber fra Fitness Worlds underliggende datterselskaber. Modellen bygger på en enkelt Excel-fil, hvor de realiserede tal automatisk importeres fra virksomhedens økonomisystem, og økonomiafdelingen skal dermed ikke længere konsolidere tal manuelt fra massevis af Excel-filer. Med exactos løsning har Fitness World fået en dynamisk og robust model med høj dataintegritet – og en model, der gør det let og hurtigt at konsolidere koncernens samlede regnskab.

Københavns Kommune
CASE

Københavns Kommune

Ressourceplanlægning

Bedre planlægning og optimalt brug af ressourcer – det er resultatet af et nyt driftplanlægningssystem, som Københavns Kommune har indført i deres Center for Løn & Personale.

Læs mere
FOLD IND

Opgaven: Københavns Kommune er Danmarks største arbejdsplads med ca. 45.000 ansatte. Kommunens Center for Løn & Personale ønskede at strømline deres proces for planlægning af medarbejdernes arbejdsopgaver, som – i runde tal – fordeles ud på 800 forskellige sager. Med 14 teams og i alt 300 medarbejdere er det en opgave af stor kompleksitet – en opgave som kræver det rette værktøj for at sikre overblik og opnå en optimal ressourcestyring.

Kommunen havde tidligere benyttet sig af manuelle udtræk af data i Excel fra deres sagssystem, men fordi løsningen ikke gav det fornødne overblik og var langsom at arbejde i, var der behov for at tænke nyt.

Løsningen: exacto har udviklet en skræddersyet løsning bestående af et brugervenligt Access-administrationsmodul og en SQL-server, hvor al data lagres. Nu kan hver enkelt teamleder let danne sig overblik over tilstedeværende ressourcer og på optimal vis fordele opgaver blandt centrets medarbejdere.

En team-oversigt viser på såvel uge- som månedsniveau, hvor mange timer den enkelte medarbejder har til rådighed; medarbejderens normtid sammenholdes med den tid, der allerede er allokeret til specifikke arbejdsopgaver. Teamledere kan let følge med i, hvad de har nået, og hvilke opgaver der endnu mangler, idet det også er muligt at trække statistik på afsluttede sager og realiseret timeforbrug. Det er således nemt og hurtigt at omprioritere opgaver – og også at flytte opgaver mellem medarbejdere, hvis en given medarbejder har tid til overs, og en anden viser sig at være spidsbelastet. Ikke mindst hvis der er behov for udlån af medarbejdere på tværs af centrets 14 teams.

Københavns Kommune har alt i alt fået en løsning, der sikrer større overblik samt bedre planlægning i Center for Løn & Personale. De har fået et værdifuldt indblik i, hvad centret bruger sin tid på, og hvor lang tid de enkelte opgaver egentlig tager – og de oplever mindre brandslukning i hverdagen. Med exactos værktøj har Københavns Kommune opnået mere optimal anvendelse af deres ressourcer.

Berlingske Media
CASE

Berlingske Media

Budgettering

Fra 5 dage til 2½ dag – så meget har Berlingske Media afkortet den tid, de bruger på at udarbejde et kritisk produktionsbudget for alle deres publikationer. Ved at samle data centralt i en database har koncernen samtidig skabt forbedrede analysemuligheder og opnået højere validitet af budgetforudsætninger og -beregninger.

Læs mere
FOLD IND

Opgaven: Berlingske Media – der udgiver flere hundrede forskellige publikationer – havde behov for en mere ensartet og hurtigere proces til udarbejdelse af budget for distributions- og trykomkostninger, også kaldet produktionsbudgettet. Processen involverer flere dele af organisationen, som håndterer forskellige publikationer og forskellige dele af budgettet. Dette resulterede i en løsning bestående af mange forskellige Excel-ark, der ikke var integreret på optimal vis. Arbejdet med løsningen var tidskrævende og præget af tunge manuelle rutiner – og der var en øget risiko for fejl. Endvidere manglede koncernen mulighed for at kunne foretage versionering af budgettet, ligesom der var behov for en simuleringsfunktion.

Løsningen: exacto har udviklet en løsning, hvor alle data samles i en central SQL-database, og hvor alle forudsætninger og analyser foretages via en standard Excel-brugergrænseflade. Berlingske Media har derved fået elimineret et stort antal manuelt vedligeholdte regneark og gjort data tilgængelige i et sikkert og valideret miljø. SQL-databaseløsningen gør, at alle brugere kan tilgå data på samme tid. Adgang til data er endvidere baseret på brugerrettigheder, således at fortrolige data kun er tilgængelige for de relevante brugere.

Løsningen understøtter processen fra start til slut for alle publikationer i koncernen; begyndende med en detaljeret publikationsplan for et helt år, hvor detaljerede parametre såsom udgivelsesdage og kvalitet af tryk og papir angives. Alle parametre er vitale for beregningen af et retvisende produktionsbudget. En særlig stærk funktionalitet er muligheden for at oprette flere forskellige versioner af samme budget, således at der kan simuleres på kritiske parametre, fx effekt af ændring i oplagstal eller overgang til en ny papirkvalitet.

Berlingske Media er via løsningen blevet hurtigere og mere præcise i udarbejdelsen af produktionsbudgettet, hvilket er en afgørende faktor for en konkurrencedygtig forretning.

Novo Nordisk
CASE

Novo Nordisk

Opgavestyringssystem

Stærkere ressourcestyring og bedre overblik over opgaver – det er resultatet af det opgavestyringssystem, som finmekanisk værksted har taget i brug hos Novo Nordisk.

Læs mere
FOLD IND

Opgaven: Finmekanisk værksted – der producerer og reparerer forskellige enheder til Novo Nordisks samlede produktion – brugte efterhånden unødigt meget tid på deres opgavestyring og ressourceplanlægning. Indkomne ordrer og fordeling af opgaver blandt værkstedets 10 medarbejdere blev manuelt håndteret af værkføreren via en Excel-oversigt med integration til Outlook. Ved ændringer i produktionen eller kapaciteten – enten pga. hasteopgaver eller sygdom blandt personalet – måtte planlægningen opdateres manuelt. En opgave der blev mere og mere omfattende på grund af et stigende aktivitetsniveau.

Novo Nordisk ønskede derfor et mere brugervenligt og automatiseret værktøj til registrering og fordeling af opgaverne til værkstedets mekanikere. Derudover noget der kunne skabe et konsolideret overblik over værkstedets samlede opgave- og ressourcesituation.

Løsningen: exacto har udviklet en database-baseret løsning i en Access-database, som gør det nemt at logge og fordele opgaver samt få overblik over medarbejdernes delopgaver. Certifikater og tekniske tegninger til komponenter i værkstedets produktion kan kobles op på de konkrete opgaver – dette sikrer, at den enkelte mekaniker altid har relevant og nødvendig information tilgængelig, når han får brug for den i sit arbejde.

”Opgavesystemet, som exacto lavede til os, kører helt perfekt og hjælper vores hverdag rigtig meget. Vi er gået over til kun at bruge dette system til vores opgaver, og det har givet os et meget bedre overblik over, hvor vores flaskehalse i forhold til opgaver ligger henne”, udtaler Claus Dalby Christensen, coordinator på finmekanisk værksted.

Hos Novo Nordisk er det således ikke længere tidskrævende at holde styr på de mange opgaver, der lander hos finmekanisk værksted. Med exactos opgavestyringssystem kan værkstedet nu let og hurtigt danne sig overblik over igangværende og kommende opgaver – og det giver værkføreren mulighed for at fordele arbejdet mest optimalt.

Det nye opgavestyringssystem betyder således bedre ressourcestyring og optimering af arbejdsprocesser.

Nutricia
CASE

Nutricia

Salgsforecast

Nutricia har fået ensartet deres forecast-proces for salg i de skandinaviske lande. De sparer tid, penge og ressourcer på ugentlig basis – og er blevet skarpere på deres estimater.

Læs mere
FOLD IND

Opgaven: Nutricia – der specialiserer sig i medicinsk ernæring – havde behov for en strømlinet løsning til udarbejdelse af et fælles salgsforecast for de skandinaviske lande. Hver uge afrapporterede hvert enkelt land deres forventede omsætning for de kommende 78 uger. Varer, salgspriser og distributionskanaler blev indtastet i et større antal separate Excel-modeller med underliggende regneark. Arbejdet var datatungt, tidskrævende og præget af mange manuelle rutiner.

”Værktøjet, som exacto udviklede til Nutricia, gav os et løft i vores S&OP proces. Med en relativ simpel forecast-teknik kombineret med en holistisk og pragmatisk tilgang gav det en øget transparens og bragte alle de organisatoriske funktioner på linje for at skabe det mest præcise salgs- & volumeforecast”, udtaler Lars Persson, Nordic Operations Manager.

Løsningen: exacto har leveret en database-løsning, hvor Nutricias varer, salgspriser og distributionskanaler lagres centralt i en SQL-database. Via en brugervenlig grænseflade kan brugerne koble sig på løsningen samtidigt og løbende opdatere data for netop deres område. Hermed har Nutricia fået reduceret det manuelle arbejde med vedligeholdelse og konsolidering af data. Afrapporteringen er ensartet, fordi exacto har udviklet en standardiseret afrapporterings- og analysefil i Excel, som alle fire skandinaviske lande benytter sig af. Datavaliditeten er høj, og forventede omsætningstal kan nu sammenholdes med de realiserede tal fra tidligere perioder. Nutricia er også blevet skarpere på deres estimater, fordi de med forøget præcision kan lave et rullende forecast baseret på en statistisk fremskrivning af realiserede tal.

En særlig gevinst ved løsningen er, at Nutricia hurtigt kan teste, hvordan eventuelle volume-/prisændringer vil influere på omsætningstallene – det kræver blot en enkel opdatering af tallene. Det sparer tid, penge og ressourcer.

Landbrugsstyrelsen
CASE

Landbrugsstyrelsen

Lønprognose

Nyt og enkelt Excel-værktøj har gjort det lettere for Landbrugsstyrelsen at holde styr på deres løndata. Hver måned sparer økonomiafdelingen væsentlig tid, når der skal laves lønprognose på tværs af styrelsens cirka 40 afdelinger.

 

Læs mere
FOLD IND

Opgaven: Landbrugsstyrelsen – der er en del af Miljø- og Fødevareministeriet – havde behov for at strømline og ensarte deres proces for budgettering og rapportering af løndata. Det var administrativt tungt, når løndata og gældende rammebevillinger skulle trækkes ud af Statens datawarehouse (ØSLDV) og manuelt distribueres til omkring 40 afdelingsledere i styrelsen. Også konsolidering af de opdaterede løndata var en tidskrævende proces ved udrulning af en samlet lønprognose for hele styrelsen.

Løsningen: exacto udviklet en enkel brugergrænseflade i Excel, hvor styrelsens økonomiafdeling med få klik kan distribuere løndata og gældende rammebevillinger i separate pdf-filer til hver enkelt afdelingsleder. Herefter kan afdelingsledere let korrigere deres tal og se, om de opfylder årsnormeringer og overholder budgetter. Processen omkring styrelsens lønprognoser er standardiseret på tværs af afdelinger og smidiggjort. Styrelsen sparer ikke alene tid, men har også opnået at få bedre overblik over de samlede lønomkostninger og tilstedeværende ressourcer i deres organisation.

LMO
CASE

LMO

Budgettering

LMO har fået opgraderet deres budgetværktøj fra en ren Excel-løsning til en Excel/SQL-baseret løsning. Kvaliteten er forbedret, sikkerheden højnet, og budgetteringsprocessen forkortet med halvanden måned.

Læs mere
FOLD IND

Opgaven: LMO – der rådgiver en lang række landbrugsvirksomheder i Danmark – havde med flere end 350 konsulenter fordelt på omkring 20 afdelinger brug for et solidt og effektivt budgetværktøj. De skulle hurtigt kunne danne sig overblik over forventet omsætning; både totalt set og også fordelt på de enkelte medarbejdere og afdelinger. Der var et behov for, at den enkelte konsulent let skulle kunne taste sine forventede timer ind. Samtidig skulle afdelingslederen nemt kunne trække data på afdelingens normtid og forventede omsætning. Den løsning, som LMO arbejdede i, var udelukkende Excel-baseret, og budgetteringen var lagt an på en tidskrævende og manuel konsolidering af over 350 regneark. Pga. de manuelle rutiner var risikoen for fejl høj, og efterprøvning af det endelige resultat langsommelig og svært tilgængeligt.

”Vores budgetproces var tidligere lang og tung, hvor konsolidering af vores mange afdelingsbudgetter var særdeles tidskrævende. Nu er vi i stand til at gennemføre budgetprocessen væsentligt hurtigere og med en høj grad af sikkerhed for vores datavalidering”, udtaler Morten Hjort Nielsen, Økonomichef.

Løsningen: exacto har leveret en databaseløsning, hvor Excel fungerer som input-værktøj koblet til en SQL-database. Data er derfor til enhver tid konsolideret centralt på SQL-databasen. Risikoen for fejl er reduceret, og de manuelle rutiner er så godt som udryddet. SQL-databasen er integreret med økonomisystemet, hvorfra der hentes realiserede tal. Den enkelte medarbejder får nu automatisk sit timebudget i en Excel-fil og kan sammenholde sine indtastninger i estimatet med sidste års faktiske forbrug. Det er hurtigt og enkelt for afdelingslederne at danne sig overblik over forventet omsætning og se, hvad afdelingens konsulenter skal bruge deres tid på. Derudover produceres hele det finansielle budget i løsningen, hvor hver enkelt afdelingsansvarlig kan lægge forventede eksterne omkostninger ind samt kontrollere/budgettere de enkelte konsulenters lønomkostninger.

Løsningen er desuden sat op med et Access-baseret administrationsmodul, der øger sikkerheden og sikrer, at både administratorer og brugere af systemet udelukkende får adgang til de data, der er relevante for dem.

ALBOA
CASE

ALBOA

Budgettering

Mindre overarbejde, færre lønudgifter og større arbejdsglæde – det er nogle væsentlige fordele ved det budgetværktøj, som ALBOA bruger, når der skal budgetteres på tværs af 103 afdelinger i boligorganisationen.

Læs mere
FOLD IND

Opgaven: ALBOA, der er boligorganisation i Aarhus-forstaden Viby, administrerer og udlejer godt 7000 almene boliger. Organisationen står samtidig for udlejning af en række institutioner og erhvervslejemål. Med sine mere end hundrede afdelinger er der nok at holde styr på, når der skal laves budgetter.

”Vores største udfordring er, at vi har en meget stram deadline, når vi skal lave budgetter for de mere end 100 forskellige boligafdelinger, som vi har ansvaret for. Og det kan vi gøre langt hurtigere end før, takket være vores excelløsning fra exacto.”, udtaler Peter Hebroe, regnskabschef i ALBOA.

Budgetprocessen har tidligere været lagt an på individuelle opdateringer af hver enkelt afdelings budgetmodel. Det har ikke været muligt automatisk at konsolidere tallene på tværs af organisationen. Og fordi ALBOA altid arbejder mod en meget stram deadline i forbindelse med deres budgettering, har det resulteret i overarbejde og ekstra lønudgifter til personalet – et problem man længe havde søgt efter en smartere løsning på.

Løsningen: Med exactos budgetmodel har man samlet budgetteringsprocessen i én fælles model, så ALBOA nu kan udarbejde budgetter på tværs af afdelingerne. Desuden har exacto leveret to modeller til budgettering af hhv. forbrug og løn. Modellerne har ført til nogle væsentlige besparelser på tidsforbruget og dermed lønudgifterne til budgetteringsarbejdet.

”Vi kan nu udarbejde budgetter langt hurtigere, så vi ikke længere er nødt til at arbejde over så meget som før. Det kan naturligvis ses på vores lønudgifter, men vigtigst af alt har vi ikke længere det pres på medarbejderne, som vi havde før, så det har givet os en helt anden arbejdsglæde.”, konstaterer Peter Hebroe.

Andre vigtige genvinster er, at budgetterne er mere gennemarbejdede, fordi de nu bliver udarbejdet i to versioner. Én version til blandt andet bestyrelsen med mange detaljer og én mere forenklet version til beboerne og andre interesserede.

”Så det var et godt valg, da vi valgte excelløsningen fra exacto. Ikke kun med valget af excelmodellerne, men også med valget af leverandør. Vi kom i forhandlinger med exacto, fordi de tilbød at komme forbi og præsentere deres forskellige excelløsninger til boligorganisationer som vores. Det forløb rigtig godt, så vi sad tilbage med en oplevelse af et meget professionelt firma, som forstod vores problemstilling, og som kunne løse opgaven.”

Det var en fornemmelse, der hurtigt blev bekræftet, understreger Peter Hebroe til slut:

”Vi har lige fra starten haft et godt og konstruktivt samarbejde med exacto, hvor vi har følt, at der var fokus på os som kunde. Så jeg kan kun anbefale dem og deres måde at arbejde på til andre.”

SKRIV TIL OS

Tak for din besked. Du hører fra os.

Med venlig hilsen
exacto

Adresse i København

exacto A/S
Tuborgvej 5
DK-2900 Hellerup

Kontaktperson: Peter Jørgen Nørvig
+45 6179 8060
peter@exacto.dk

Adresse i Aarhus

exacto A/S
Saralyst Allé 57
DK-8270 Højbjerg

Kontaktperson: Tom Kortegaard
+45 6179 8050
tom@exacto.dk

Genveje

Forside
Om exacto
Kontakt

CVR: 3020 2414
Bank: Nordea
Revisor: Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab