DEN KRITISKE X-FACTOR: COMPLIANCE & GOVERNANCE I BUDGETPROCESSEN

Compliance og governance bliver et stadig mere forretningskritisk behov, som kræver den rette digitale understøttelse. Ifølge partner i exacto, Peter Jørgen Nørvig, er det således ikke alene bedre arbejdsgange, mere robuste og retvisende forecast, budgetter og regnskaber, kunderne ønsker, at implementeringen af exactos løsninger skal understøtte.

GDPR

”En af de ting, vi typisk erfarer, er, at hvis de complianceansvarlige har set på workflowet i budget-processen med udveksling af Excel-filer på kryds og tværs, så har de ofte konstateret, at der kan være tvivl om, hvorvidt de lever op til lovgivningens krav. Særligt når det kommer til GDPR.

Problemet er, at det nærmest er umuligt at danne sig et overblik over, hvor de forskellige filer opbevares, og at de reelt ligger adskillige steder. I alt fra mailtråde, lokale drev og til fællesdrev. I forskellige versioner med mere eller mindre opdaterede data. Med én samlet digital platform, som alle benytter og arbejder i, eksisterer data kun et sted”, forklarer Peter Jørgen Nørvig, og fortsætter:

”Det er ikke ualmindeligt, at Excel-filer, specielt vedrørende lønbudgetterne, indeholder personfølsomme oplysninger. Disse skal anonymiseres, men bliver det ikke nødvendigvis i de indledende faser, og hvis man ikke kan være sikker på, at der ikke ligger en version et sted – det kunne være i en ældre mailtråd – hvor data endnu ikke er anonymiserede, udgør det et problem med overholdelsen af GDPR-reglerne”.

Audits

En anden udfordring er muligheden for at kunne levere den påkrævede dokumentation for overholdelse af reglerne:

”Når der ikke er overblik over, hvor de forskellige excel-filer opbevares, og man samtidig heller ikke retvisende kan redegøre for, hvorvidt data fx er anonymiseret, eller hvem der har bidraget eller foretaget ændringer, har vores kunder oplevet problemer med at kunne dokumentere, at de overholder retningslinjerne. Derfor har de efterspurgt, at platformen har en detaljeret audit log til brug ved disse audits. Det har vi heldigvis kunne efterkomme, da platformen er fuldt integreret med virksomhedens AD og IAM, og man kan derfor til enhver tid trække en fuld rapport over al aktivitet og hvem, der undervejs har foretaget ændringer”.

Governance

exactos digitale platform exacto core® (herunder exacto budgeting) er udviklet med henblik på at sikre bedre workflows og samarbejde, og ifølge Peter Jørgen Nørvig benytter flere kunder også platformen til at understøtte de governance-rammer, som de tilstræber:

”Noget, der er tilbagevendende, er et ønske om at få understøttelse både til bedre etablering af ejerskab og adgang til løbende opfølgning og kontrol. Med implementeringen af det workflow, der følger med platformen, bliver det muligt at flytte ansvaret for lokale budgetter, forecast og opfølgning herpå fra den centrale økonomiafdeling og ud i organisationen til de lokale budgetansvarlige. Det giver dels en helt anden oplevelse af ejerskab, men den fulde transparens åbner også op for, at der kan følges mere effektivt op på budgettets forskellige elementer og dermed sikre, at der ikke er sket fejl”, slutter Peter Jørgen Nørvig.