DIGITAL PLATFORM SOM KATALYSATOR FOR ORGANISATIONSÆNDRING

Mulighed for detaljerede indblik i forretningen og cost drivers, fleksibilitet og skalerbarhed og én samlet platform med nem tilgængelighed var de tekniske krav, da en international konsulentvirksomhed skulle have en ny budgetterings- & forecast-løsning.

Men den måske væsentligste årsag var et behov for en digital understøttelse af overgangen til en ny operationel model. Fra én juridisk enhed, der samlede hele forretningen fordelt på 10 lande og omkring 1.000 medarbejdere til en matrix-organisation bestående af 20 forretningsenheder.

Komplet transformation

I praksis betød den gamle forretningsmodel, at hvert land, lidt forenklet sagt, havde én bundlinje, med det pågældende lands øverste ledelse som ansvarlig. Ansvar og ejerskab ned igennem organisationen var derimod mere diffust. Det var netop dette, overgangen til en matrix-model skulle gøre op med.

Matrix-modellen har ikke lande, men forretningsenheder som sin fordelingsnøgle. De 20 forretningsenheder går på tværs af landegrænser. Hver forretningsenhed har to primære tovholdere: Den ansvarlige for den pågældende forretningsenhed og en finans business partner. De har den løbende kontakt og sparring med medarbejderne, og det er desuden dem, der sikrer, at alle relevante data løbende bliver tilføjet den nye digitale budgetterings & forecast-platform.

Ny forecast-model

Dette var en fuldstændig gentænkning af virksomhedens eksisterende budgetterings & forecast-model: Langt mere avanceret og kompleks med mange flere data-input, men samtidig væsentligt mere dynamisk og nu med et solidt og detaljeret datagrundlag. På platformen er i omegnen af 120 individuelle oversigter med data fra de forskellige forretningsenheder, hvilket giver adgang til dybe indblik og detaljeret dokumentation for business og cost drivers – hvis relevant helt ned på kunde-niveau – og således mulighed for at opnå klarhed om de udløsende faktorer for forretningsenhedens samlede performance.

Med den nye budgetterings & forecast-platform er virksomheden i stand til kontinuerligt at følge op på afvigelser, og analysere på årsager: Hvor og hvornår viser de realiserede tal, at en enhed har over- eller underleveret, og hvad ligger til grund? Har man indlagt forkerte forudsætninger i forecastet, eller har de ansvarlige ikke leveret som forventet?

Viden og læring

Denne nye viden betyder, at virksomheden både hos topledelsen og ned igennem organisationen løbende kan justeres og optimeres. De budgetansvarlige kan dokumentere, forklare og eventuelt justere indlagte forudsætninger for stadig mere præcise forecast med mere realistiske scenarier. Ned igennem organisationen betyder enkel og hurtig dataeksport, at alle kan sikres relevante indblik, overblik og ultimativt forståelse af sammenhænge, udløsende faktorer og erfaringer, der efterfølgende kan implementeres i praksis.

Det nye ejerskab

Imidlertid var etablering af et mere klart budget-ejerskab en af virksomhedens topprioriteter. Med de detaljerede indblik og mulighed for at filtrere helt ned på kundeniveau, står ansvar og ejerskabet langt tydeligere frem, og man kan derfor lave konkret og præcis opfølgning på eventuelle afvigelser fra budgetterne og forecast.

Nye arbejdsgange – introduktion af nyt workflow

Overgangen til den digitale løsning med en samlet platform betød samtidig introduktion af et helt nyt workflow. Fra uendelige mailtråde, excel-ark sendt på kryds og tværs og dermed konstant usikkerhed om datas validitet og aktualitet, har alle nu ét fælles referencegrundlag, der altid er opdateret med de nyeste data.

En konstant optimeringsproces

Virksomhedens kompleksitet og store forretningsmæssige spændvidde betød, at det var helt essentielt, at løsningen blev skræddersyet meget præcist. Dette sikres med en løbende justering af fx de indlagte forudsætninger og tilgængelige oversigter. En iterativ proces, som i vid udstrækning enkelt kan gennemføres af virksomheden selv.

Den nye løsning

Virksomhedens nye digitale løsning til budgettering & forecast er udviklet af exacto i samarbejde med virksomheden med henblik på at optimere arbejdsgange og levere den optimale understøttelse af transformationen til den nye operationel model med større transparens og etablering af tydeligere ejerskab på performance.

Løsningen bygger på exacto core®, der udnytter synergierne mellem Microsoft Excel og Microsoft SQL for en velkendt og intuitiv brugergrænseflade oven på en stærk database-teknologi, der eliminerer de mange forskellige excel-ark og samler det hele ét sted. Ved at benytte Microsoft SQL er det desuden både muligt at skalere næsten ubegrænset og på kort tid integrere til nye datakilder, fx nye ERP-systemer. Dette betyder, at alle relevante data enkelt og løbende bliver tilføjet direkte i den fælles database og således er tilgængelige for træk af opdaterede rapporter og generering af nye forecast til justering af strategier og prioriteringer.