INDDRAGELSE AF ALLE KOMPETENCER MED EXACTOS BOLIGMODELLER

"Løsningen betyder, at alle kompetencer i afdelingen kommer i spil. Alle bidrager, og budget og regnskab er blevet en fælles opgave i stedet for at afhænge af nogle få."

Betina Højmark er administrationschef i den almene boligorganisation ALBOA, der administrerer 80 boligafdelinger, som samlet tæller 7.200 boliger og 12-15.000 beboere i Aarhus og Skanderborg Kommune. Hun sidder i boligorganisationens administration i Aarhus, hvor hun har det overordnede ansvar for de 25 medarbejdere, der varetager økonomi, udlejning, sekretariat, IT og kommunikation.

Tæt sparring & inddragelse af alle

Ifølge Betina Højmark har implementeringen af exactos boligmodeller betydet en lettelse af arbejdsgangene med regnskab og budget:

"Vi håndterer regnskaber og budgetter for alle 80 tilknyttede boligafdelinger. Sammen med exacto har vi løbende udviklet vores løsninger til det niveau vi har i dag", forklarer Betina Højmark og uddyber:

"Vi kom fra at arbejde med separate Excel-ark uden hverken sammenhæng eller integration til grundlæggende data for over 10 år siden, hvilket lagde et unødigt og hårdt arbejdspres på de administrative medarbejdere. Nu er processen i højere grad en fælles opgave, med noter og rammer for udarbejdelsen. Med nem adgang til en fælles platform igennem exactos boligmodel har vi forenklet arbejdsgangen og skabt et arbejdsredskab på tværs af alle boligafdelingerne. Økonomiafdelingens personale indgår med hvert deres ansvar, informationer og kompetencer, som skal til for at løfte en fælles opgave, og vi kan sparre, hvis der opstår udfordringer eller spørgsmål."

Ifølge Betina Højmark betyder boligmodellens adgang til at have et løbende og detaljeret overblik, at administration og håndtering både er blevet enklere og baseret på et mere robust grundlag:

”En væsentlig del af den administrative byrde blevet lettet. Alt er samlet et sted, med detaljeret sporbarhed og tydelig angivelse af hvad, hvornår og af hvem, der er blevet tilføjet nyt. Vi har adgang til både overordnede overblik, data på enkelte afdelinger og filtrede indblik ned på et meget fint detaljeniveau. Vel at mærke ikke først, når vi har de endelige opgørelser klar, eller med rekvirering af den seneste version af et excel-ark hos en medarbejder. Når vi samtidig har et setup, med mulighed for løbende at holde udgifter op imod budgetterede henlæggelser, har vi også altid hånd i hanke med den løbende udvikling.”

Åben & forståelig kommunikation

Ifølge Betina Højmark er enkle og forståelige budgetter medvirkende til at fremme kommunikationen med beboerne ude i de enkelte boligafdelinger:

”I forbindelse med fremlæggelse af budgetter til godkendelse, har vi mulighed for at give beboerne bedre indsigt i de forskellige poster, og hvordan de ligger sammenlignet med sidste år. Det fremmer både tilliden og engagementet, at beboerne kan forstå og overskue det materiale, som vi beder dem om at forholde sig til."

Compliance

Som en ekstra gevinst i forbindelse med det administrative arbejde, bemærker Betina Højmark, at exactos forskellige boligløsninger er velegnede for en almen boligorganisation:

”Der er få områder, der er så stramt reguleret som almene boliger i Danmark. Det afspejler sig i detaljeringsgraden og mængden af data, vi skal have med og overføre til andre systemer. Med værktøjer og en platform, der gør, at administrationen er lean, kan vi honorere kravene langt enklere”, slutter Betina Højmark.

Effektiv håndtering af hele processen

Betina Højmark fremhæver, at den brede pallette af forskellige løsninger, der ligger i exacto bolig, betyder, at alle dele af regnskabs- og budgetprocessen kan håndteres via den samlede platform, hvor alle løsningerne er sømløst integrerede med hinanden:

”Det er klart en stor fordel, at vi arbejder på én platform, med klart definerede adgange og permissions hentet fra vores AD, og at de forskellige værktøjer er integrerede.”

exacto bolig består pt. af følgende skræddersyede værktøjer:

• BoligBudget - kom hurtigere i mål
• BoligRegnskab - opdatér data med et enkelt klik
• BoligBalance - digitalisér jeres afstemningsproces
• BoligBI - få bedre indblik i jeres boligforening
• BoligByg - skab samlet overblik over jeres byggeprojekter