KONSOLIDERING KAN UDFORDRE TRADITIONEL PRAKSIS

Retvisende og rettidig afrapportering er et krav, der uden den rette digitale understøttelse kan have et uhensigtsmæssigt stort operationelt aftryk i økonomiafdelingen – specielt i koncerner med datterselskaber i ind- og udland, hvor regionale og lokale forskelligheder kan medvirke til at øge kompleksiteten.

Tom Kortegaard er partner i exacto og har gennem årene samarbejdet med en række koncernvirksomheder, der alle har været karakteriseret ved en stadigt stigende kompleksitet i rapporteringen. Ifølge Tom Kortegaard skyldes det, at der fra ledelsens side i dag er et helt andet og stadigt større fokus på rettidig og hurtig adgang til nøgledata i en virksomhed. Men også at virksomhederne i et globaliseret marked som i dag i langt højere grad end tidligere foretager opkøb, fusionerer og etablerer nye selskaber med ændrede selskabsstrukturer til følge. De to faktorer resulterer i en stigende efterspørgsel efter digitale løsninger med fuld integration til data, som kan understøtte den pågældende koncerns rapporteringsbehov.

"Kompleksiteten i den løbende rapportering er kun blevet øget med årene. Vi ser fx mange virksomheder drive en del af deres vækst gennem opkøb eller etablering af nye selskaber uden for landets grænser. Det stiller særligt store krav til økonomiafdelingerne, når data skal konsolideres, og retvisende resultater leveres; navnlig grundet det krav om hastighed, som i dag forventes fra såvel ledelsen som øvrige stakeholders – for ikke at tale om samfundet omkring os. Og støtter økonomiafdelingens systemer ikke op om processen, og rapporteres data til stadighed manuelt via håndholdte Excel-modeller – og det ser vi stadig en hel del af – så trækker det mere på medarbejderressourcerne, end hvad godt er", udtaler Tom Kortegaard og fortsætter:

"For at undgå et for stort operationelt aftryk i økonomiafdelingen er der behov for at tænke nyt og udfordre traditionel praksis. Og det kræver den rette digitale løsning."

De 3 faktorer 

Tom Kortegaard ser særligt 3 faktorer, der kan udfordre koncerner ift. rapportering og konsolidering:

1. Valuta

"Det lyder måske banalt, men håndtering af forskellige valutaer kan have stor betydning for det samlede resultat på koncern-niveau – dels kan der være en forholdsvis stor forskydning i valutakurser over tid, og dels kan der gøres forskellige tiltag for at sikre sig mod den indbyggede volatilitet. Hermed kan der også være forskelle i måden at håndtere forskellige valutaer på; med et traditionelt Excel-ark kan dette selvsagt blive en belastende øvelse. Vi oplever, at virksomheder derfor efterlyser implementering af en digital understøttelse, så håndteringen af valuta automatiseres i forhold til en korrekt og opdateret valutaomregning samtidig med en gennemskuelig håndtering af valutakurser og regler på tværs af datterselskaberne", forklarer Tom Kortegaard.

2. Intern samhandel

En virksomheds rapportering skal være en retvisende gengivelse af den pågældende virksomheds resultat, aktiver og passiver. Grundlaget for dette er naturligvis en korrekt og opdateret registrering og bogføring, men når det kommer til koncernrapportering, vil der være nogle ekstra elementer at tage hensyn til.

"Det første element er den interne samhandel, som langt hen ad vejen kan elimineres automatisk ved at bogføre transaktionerne på særskilte konti og lade disse gå ud med hinanden, når der rapporteres på koncern-niveau. Andre elementer er koncern-interne tilgodehavender og gældsforpligtelser samt eliminering af den del af egenkapitalen, der udgør koncernens investering i datterselskaberne", uddyber Tom Kortegaard og fortsætter:

"Med den rette digitale løsning vil det være muligt at automatisere omkring 95% af de elimineringer, der skal foretages i forbindelse med en konsolidering – resten vil kunne håndteres på en måde, som sikrer både sporbarhed og gennemsigtighed hele vejen gennem processen."

3. Balancen

Håndteringen af forskellige valutaer og intern samhandel er begge del af de løbende opgaver i forbindelse med konsolideringen. Derudover kommer der de mere ’statiske’ opgaver eller vedligeholdelsesmæssige / opsætningsmæssige dele af konsolideringen. Og denne blanding af opgaverne stiller ifølge Tom Kortegaard helt overordnet nogle særlige krav til balancen i den digitale understøttelse:

"Vi lever i en dynamisk verden – det eneste vi ved er, at i morgen ikke ligner i dag. Ejerskaber, organisatoriske strukturer, rapporteringskrav, medarbejderressourcer osv. skifter konstant. Det betyder, at en vigtig egenskab ved dine systemer, for at de skal være effektive at arbejde med, er, at de skal være ligeså dynamiske og tilpasningsparate som den verden, de skal afspejle. Men lad os se det i øjnene, der er ingen systemer, der er helt vedligeholdelsesfrie – så det gælder om at finde balancen mellem det robuste og statiske og det meget dynamiske setup. Et skræddersyet setup, som kræver lidt vedligehold en gang imellem, kan sagtens være den mest effektive løsning. Balancepunktet er, at et standardsystem med et fuldt dynamisk setup kræver en masse opsætningsmæssigt vedligehold og kan være meget komplekst at gennemskue. Nogle gange kræver selv disse systemer tilpasninger. Alle os, der arbejder med den slags, ved godt, hvor svært, tidskrævende og dermed dyrt det er at begynde at ændre i de store systemer.   

Det indgår som delelementer i det samlede billede, der er vitalt, hvis ledelsen skal kunne foretage løbende justeringer og træffe velunderbyggede strategiske beslutninger i et volatilt marked. Der, hvor vi kan se en bevægelse i, hvad virksomheder efterspørger, er i forhold til tilgængelighed og tempo samt mulighed for at få resultaterne ud at leve i organisationen. Manuelle processer betyder både et uhensigtsmæssigt stort operationelt aftryk, og at det tager længere tid, før resultaterne kan blive tilgængelige og dermed danne grundlag for tilpasninger. Derfor efterspørger virksomheder i stadig højere grad en digital løsning, der automatiserer, øger tilgængelighed og understøtter inddragelse af virksomhedens nøglemedarbejdere", slutter Tom Kortegaard.