LØSNINGER SKAL DESIGNES INDEFRA

”For at kunne designe den rette løsning er det essentielt, at man lærer organisationen, medarbejderne, kulturen og kommunikationsflowet at kende. Gør man ikke det, vil de nye redskaber aldrig komme ud at leve og levere de resultater, de skal”.

Troels Nannestad er principal consultant, og han er tovholder, når nye løsninger til budgettering, forecast og ressourcestyring skal tilpasses og implementeres hos exactos kunder. Igennem hans tid hos exacto har han bl.a. haft en bred kundeportefølje af flere forskellige NGO’er:

”For os er det vigtigt, at det er én og samme person, som er i direkte kontakt med kunden og skal designe løsningen. Jeg har tidligere arbejdet for en NGO, hvilket giver en naturlig indsigt og en ekstra interesse i, hvilke udfordringer netop denne type kunde har”, forklarer Troels Nannestad.

Organisation og workflow

Ifølge Troels Nannestad har indkredsningen af de præcise behov stor prioritet i hans arbejde:

”Inden vi overhovedet begynder arbejdet med at formulere det endelige scope for designet af en løsning og et tilbud, kører vi typisk et forprojekt af 20 timer, hvor vi sætter os ind i organisationen og dens behov. Vi vil være sikre på, at den løsning, vi skal forhandle på plads, er præcis, og at de medarbejdere, der skal bruge den, bliver inkluderet. Medarbejdere skal have en oplevelse af ejerskab og indflydelse. Det er i sidste ende forudsætningen for, at de kommer til at bruge de værktøjer, vi udvikler til dem.

Samtidig skal vi også have en forståelse af kultur og workflows. Alle organisationer har deres egen måde at arbejde i hverdagen, det gælder muligvis især for NGO’er, og hvis vi ikke tager højde for det, fx hvordan kommunikationsflowet og beslutningsgangene er, så risikerer vi, at løsningen ikke understøtter medarbejdernes arbejde og giver dem de resultater, de har brug for. Praksis er ikke noget, man nødvendigvis kan aflæse i et organisationsdiagram”.

Tæt sparring

Ifølge Troels Nannestad ligger der også et vigtigt relationsaspekt i forprojektet:

”Vi interagerer meget tæt med vores kunder, og det begynder med forprojektet. Jeg foretrækker at være ude hos kunden i en så stor del af det samlede forløb, som jeg kan. I forbindelse med forprojektet møder jeg de nøglepersoner, som kommer til at blive de drivende kræfter. Når vi så påbegynder den egentlige designproces, fortsætter vi med at sidde hos kunden og være i en tæt sparring med dem. Det er helt essentielt, at de ikke får indtryk af, at vi kommer ind ad døren med en færdig pakke, som de bare skal implementere. Løsningen designes i et samarbejde, hvor de hele tiden har mulighed for at komme med input eller korrigere os, hvis vi grundet manglende indsigt eller misforståelser er på vej i en retning, der ikke stemmer overens med deres behov”.

Dette samarbejde fortsætter i forbindelse med implementeringen:

”En ny digital løsning har forskellig impact alt efter, hvem man er, og hvilke opgaver man har. Medarbejderne i økonomiafdelingen har et andet udbytte end fx en projektkoordinator i en NGO, der har et kæmpe netværk uden for organisationen. Det er de konkrete lettelser af disse medarbejderes hverdag, som jeg skal kommunikere til dem i forbindelse med implementeringen. For på den måde at få folk til at benytte løsningen, så den leverer de optimale resultater. Det væsentlige er at vise dem, hvorfor og hvordan den er relevant for netop dem”. 

Troels Nannestad er klar over, at der gælder nogle særlige vilkår for NGO’er, der således også stiller særlige krav til den digitale understøttelse:

”Dels er der den formelle del. NGO’er skal leve op til en række meget stramme compliancekrav, og der skal være en udpræget grad af gennemsigtighed og sporbarhed i deres administrative arbejde og finansielle dispositioner. Samtidig med det er der det organisatoriske niveau, med mange forskellige eksterne mere eller mindre integrerede aktører, semi-selvstændige lokalafdelinger og en kæmpe gruppe frivillige. Vores løsninger kan levere store administrative lettelser af begge dele, men det er klart, at man ikke kan benytte en standardløsning. Den skal tilpasses, så den præcist afspejler netop denne organisations unikke karakter”, slutter Troels Nannestad.