NYT PLANLÆGNINGSVÆRKTØJ TIL VIRKSOMHED I VÆKST

Opgaven

Skræddersyet løsning med kun én Excel-fil

For mange virksomheder er budgettering og andre planlæningsprocesser særdeles tidskrævende, idet de ofte går på tværs af organisationen og inkluderer mange enheder og medarbejdere. Forskellige organisationsniveauer og behov for dokumentation resulterer hurtigt i et komplekst setup, hvor det kræver tungt manuelt arbejde at distribuere og kontrollere et stort antal Excel-filer.

For vores kunde her – en større tysk logistikvirksomhed – var der et ønske om at strømline ressourceplanlægningen inden for et givent forretningsområde og i relation til en helt specifik nøglekunde. Ved projektets start rådede kunden over 40 forskellige lokationer med 40 dertilhørende Excel-filer, der hver især inkluderede et regneark pr. uge. Derudover havde kunden et stort antal konsoliderede regneark, hvor resultater blev sammenfattet ved brug af copy-paste.

Vores kunde var derfor på udkig efter en løsning, der skulle kunne standardisere planlægningsprocessen og effektivisere medarbejdernes daglige arbejdsgange. Og som også kunne tilpasses og skaleres, så løsningen matchede kundens stadig større ambitioner om vækst inden for det pågældende forretningsområde. 

”Grundet vores hurtige vækst, havde vi behov for en løsning, der kunne gøre arbejdet med vores daglige workflows i Excel lettere og hurtigere. Vi ønskede også en løsning, der kunne standardisere og ensrette specifikke processer”, udtaler den projektansvarlige i virksomheden.

exacto har hjulpet med denne vigtige opgave, som ikke alene har reduceret antallet af Excel-filer fra flere end 40 til kun én. Men som også har resulteret i en fuldt ud skræddersyet løsning, der matcher kundens konkrete behov.

Løsningen

Alt er samlet ét sted – med ”live-data” og i et intuitivt og brugervenligt interface

exacto har i tæt dialog med kundens projektteam udviklet en planlægningsløsning, der samler processen ét sted. Løsningen består af en SQL-database til lagring af al data og kun én enkelt Excel-front end, hvor brugere på de respektive lokationer simultant kan komme med deres input til ressourceplanlægningen. Den underliggende database muliggør, at konsoliderede data fra alle planlægningsenheder vises ”live” i den Excel-front end, som brugerne tilgår.

”En af de største opgave- og tidsbesparelser findes i vores forprogrammerede ”one-click-reports”. Data, som et helt team tidligere skulle håndtere manuelt i forskellige Excel-regneark, genereres nu automatisk. Vi får desuden mulighed for at reducere fejl og fokusere på mere vigtige opgaver.” ...således lyder den samlede tilbagemelding fra den primære brugergruppe.

Hele processen styres via et administrationsmodul, som inkluderer præcis de funktionaliteter, som planlægningsteamet har brug for – og modulet er tilmed fuldt skalérbart. Teamet kan let tilføje nye brugere, lokationer og også ændre overordnede antagelser, så dette matcher virksomhedens vækst.

Med udrulningen af den nye planlægningsløsning er det lykkedes vores kunde at holde snor i administrationen af deres nøglekunde med flere end 75 lokationer samtidig med, at de har vækstet. Og de sparer stadig tid på daglig basis.

De mere end 15 brugere arbejder alle i et genkendeligt Excel-setup, hvor data indtastes i én og samme Excel-fil, mens data opdateres "live" via den underliggende database. Oversigter over konsoliderede data genereres automatisk.

Resultatet

Løsning matcher nye behov – og sparer tid

Med det nye planlægningsværktøj sparer vores kunde op til 480 timer pr. måned, hvilket svarer til mere end to fuldtidsansatte. Teamet kan dermed yde den support, der er behov for qua betragtelig vækst inden for deres respektive forretningsområde. Og de sparer tid ved, at konsoliderede oversigter nu genereres uden nogen form for manuel håndtering, idet data gemmes i den underliggende database. Således kommer de også uden om den risiko, der tidligere lå i en manuel konsolidering af data.

“Generelt set er det bare utrolig arbejds- og tidsbesparende, og specifikt skræddersyet til vores behov”, opsummerer kunden og fortsætter: ”Eftersom at al data nu er samlet i ét system. Det gør det super let og hurtigt for os at evaluere og analysere efter behov. Vi er tilmed meget mere fleksible ift. vores analyser, idet vi ikke længere behøver at samle relevante data fra flere forskellige datakilder.”

Kunden tilføjer desuden, at det nye værktøj har haft positiv effekt ift. intern motivation og tilfredshed i organisationen: ”Ved at gøre arbejdet lettere og optimere nogle ellers meget ”ubelejlige” rutiner i arbejdet, er motivationen øget bemærkelsesværdigt, og vi har fået frigivet kapacitet til andre opgaver. Desuden er rapporter og analyser nu langt mere ensartede – og er dermed lettere for vores kunder at arbejde med.”

Om exacto som leverandør, udtaler kunden følgende: ”Vi kan anbefale exacto som en kompetent og løsningsorienteret leverandør - helt fra den første indledende kontakt, samarbejdet, udviklingsarbejdet og nu supporten. Samarbejdet fortsætter, og vi ser frem til flere fælles projekter.”