RESSOURCESTYRING UDEN TRÆGE EXCEL-PROCESSER

Opgaven

Ønske om bedre overblik og disponering af ressourcer

For mange virksomheder er planlægningen af ressourcer – uanset om det er mandskab, materiel eller produktionskapacitet – en tidskrævende opgave, der ofte er domineret af træge arbejdsprocesser i Excel. I denne case havde vores kunde et ønske om at blive skarpere på ressourceforbruget i en af deres udviklingsafdelinger.

Virksomheden, der gennem årtier har udviklet og produceret til et global B2C-marked, ”havde behov for at få skabt mere klarhed over, hvad vi bruger vores tid på, samt for at blive bedre til at planlægge og prioritere fremtidige projekter ud fra en ressourcevinkel”, udtaler Senior Project Manager med ansvar for projektet.

Frem for at køre i et trægt manuelt setup i Excel var der fokus på at skabe en smidig og brugervenlig datamodel, der sikrede et let tilgængeligt og hurtigt overblik over ressourcetrækket mhp. disponering af ressourcer – og som samtidig rummede mulighed for en god grafisk præsentation af data.

Løsningen

Database-setup med mulighed for simulering

exacto har leveret en ressourcestyrings- og planlægningsmodel i Excel med en tilknyttet database. Det betyder, at data kun opdateres ét sted, hvilket sikrer en større brugervenlighed og eliminerer manuelle fejl. Også hurtigheden er en af de mange fordele ved at køre på et databasemiljø frem for i et rent Excel-setup.

Pga. den forbedrede datastruktur er det tilmed let at tilføje nye projekter og medarbejdere i løsningen. Brugerne kan nemt hente specifikke data frem, som måtte være relevante for dem – eksempelvis et samlet overblik over ressourceforbrug hos den enkelte medarbejder, det enkelte team eller den samlede afdeling.

Som de vigtigste funktionaliteter ved løsningen, fremhæver kunden: At data kan præsenteres i grafiske rapporter, der har gjort det "langt nemmere at rapportere og kommunikere både ”op” og ”ned” i organisationen”, udtaler Senior Project Manager. Desuden fremhæves scenario-rapporterne med mulighed for at simulere på forskellige scenarier. I den nye løsning kan faktisk forbrugt tid importeres og sammenholdes med estimatet, hvilket er en væsentlig faktor i forbindelse med udarbejdelse af nye og mere retvisende estimater.

Resultatet

Øget klarhed over ressourcer optimerer planlægningen

På spørgsmålet om, hvad den nye løsning har betydet for såvel medarbejdere som ledelse, svarer kunden:

”Det har hjulpet os med at skabe overblik og hjælpe hinanden med at fokusere på, at vi ikke skal spredes for tyndt ud over projekterne. Og det er blevet nemmere at synliggøre, hvor der evt. mangler ressourcer etc.”

Planlægningsprocessen er ikke længere tidskrævende og manuel, fordi det er blevet let at danne sig et hurtigt overblik over det historiske ressourceforbrug og lave en fremtidig disponering af ressourcer. Der er blevet frigivet tid til at analysere og optimere ressourceforbruget frem for at bruge tiden på at bokse rundt i Excel.

Løsningen bidrager samlet set til en optimering af forretningen, idet den ”øger klarhed, og der er kommet meget mere struktur over, hvilke/hvor mange opgaver/projekter, vi har kapacitet til at gennemføre”, slutter Senior Project Manager.