SÆSON FOR BUDGETLÆGNING
Effektivisér processen med det rette setup
Tiden for udarbejdelse af budgetter nærmer sig, og mange kan allerede nu forudse, at det vil lægge beslag på mange interne ressourcer.
Med den rette forberedelse kan presset på ressourcer imidlertid begrænses væsentligt – i nogle tilfælde, helt op til 85%.
Begynd med problemet
For at etablere en ny og mere effektiv og ressourcebesparende proces for budgetlægning, må man identificere de bagvedliggende problemstillinger, som skal håndteres i en ny løsning.
Disse kan i hovedtræk for langt hovedparten opsummeres til:
- Alle budgetterende enheder arbejder lokalt med hver deres Excel-fil, der først i forbindelse med udarbejdelsen af det endelige budget konsolideres.
- Validering og kvalificering af data sker i en opfølgende proces af de procesansvarlige controllere, der således kan imødese en lang proces, hvor de skal kontakte flere af de budgetterende enheder.
- Validering og kvalificering af indtastede data er udfordret, da ændringer og tilføjelser i de manuelt håndterede Excel-filer ikke er sporbare med datering og bruger-ID. For fuldstændig sikkerhed er de budgetansvarlige medarbejdere igen nødt til følge op med den budgetterende enhed.
- Mange forskellige scenarier og budget-versioner.
Kom godt fra start
Optimering af processen for budgetlægning begynder med at etablere et setup, der understøtter en ny og mere effektiv måde at bidrage og samarbejde.
Det indeholder tre hovedelementer:
- Digitalisering
- Integration
- Automatisering
1. Digitalisering
Første konkrete skridt til at effektivisere og optimere budgetlægningsprocessen er at etablere en fælles budget-database til opsamling og håndtering af data.
Dette betyder et farvel til de mange lokalt placerede Excel-filer, som erstattes af én fælles Excel-fil, den digitale platforms brugergrænseflade, hvor brugerne kan arbejde med deres del af budgettet og tilføje data direkte til SQL-databasen. Den fælles brugergrænseflade kan skræddersys, så den imødekommer virksomhedens specifikke krav til hvilke parametre og data, der skal indgå i budgettet.
Med en budgetløsning baseret på en database kan både administratorer og brugerne – de budgetterende enheder – arbejde ”live” med data, der således hele tiden er opdaterede med de relevante realiserede tal.
En budgetlægningsproces på en database-baseret platform betyder desuden, at tilliden til data sikres, eftersom man med spejling af virksomhedens adgangs- og rettighedsstyring og logning af ændringer og input kan sikre fuld sporbarhed af alle inputs.
2. Integration
En digital platform baseret på en SQL-database betyder, at det er muligt at integrere sømløst med andre systemer. Fx virksomhedens forskellige ERP-systemer og eksterne relevante kilder, hvorfra man kan trække ajourførte stamdata og fluktuerende nøgletal som valutakurser, timelønssatser, transportrater el. lign. real time.
3. Automatisering
Det sidste vigtige element i etableringen af et setup, der understøtter en ny og mere effektiv måde at bidrage og samarbejde er automatisering af processer, der ellers har skullet håndteres manuelt af en medarbejder. Et element, som netop skiftet fra analogt håndterede Excel-filer til en digital platform muliggør. Dette er en af de mest ressource- og tidsbesparende elementer, der vil sikre, at nøglemedarbejdere både i de budgetterende enheder og centralt i økonomiafdelingen kan fokusere på deres værdiskabende kerneopgaver.
Læs mere om, hvordan jeres virksomhed kan gå fra lokalt og manuelt håndterede Excel-filer til en fælles digital platform her.
