UNDGÅ BUDGETHELVEDE (NÆSTE ÅR)

Det er den tid på året. Budgetsæson. Den årligt tilbagevendende spidsbelastning, hvor mange andre opgaver må vige for den truende deadline. Hvert år lover vi os selv, at næste år bliver bedre. Det gjorde vi også sidste år. Og året før. Til næste år kan det dog blive anderledes. Vores eksperter kommer her med deres vigtigste anbefaling.

Vejen til helvede…

De uendelige mailtråde med nye versioner af Excel-filer, rykkeropråb på intranettet med remindere om at sende de endelige tal, usikkerheden om vi nu har fået det hele med, og den manuelle ajourføring undervejs. Vi økonomiansvarlige slider os hvert år igennem budgetsæsonen med lige dele frustration og overbelastning for at få hevet alle de nødvendige budgetdata ind fra resten af organisationen og samlet dem, så budgetterne for næste år kan ligge klar til tiden.

Det er en proces med mange udfordringer, der både bunder i interne arbejdsprocesser og også i de værktøjer, vi benytter til at håndtere opgaven. Det er disse udfordringer, der skal adresses, hvis vi vil sikre os, at budgetlægningen til næste år ikke igen skal lægge hele økonomiafdelingen ned.

Ifølge exactos eksperter, der dagligt rådgiver kunder om den optimale håndtering af budgetlægningen, er der én faktor, der er udslagsgivende for, om man når i mål.

Eksperternes anbefaling: Det rette digitale setup

En af de helt grundlæggende udfordringer i forbindelse med budgetlægning er de mange versioner af Excel-filer, der efterhånden bliver akkumuleret. Filerne sendes på kryds og tværs i lange mailtråde eller deponeres på et fællesdrev. Hver gang med en ændring af filnavnet – typisk vers. 1.2, 2.0, final etc. Det er så op til den økonomiansvarlige at gennemgå mailtrådene eller klikke sig igennem filerne på drevet for til sidst at kontakte den ansvarlige for bekræftelse af, at det nu også ER den helt endelige version, for derefter at sende en mail med denne version videre til den, der endeligt skal godkende.

Vejen til at løse dette problem er sådan set meget enkel: Ud med Excel-filerne – ind med et database-baseret setup, der skaber de optimale forudsætninger for, at næste års budgetlægning ikke bliver et helvede.

I punktform inkluderer dette:

• Skift fra manuelt håndterede Excel-filer til en digital platform, hvor alle brugerne via individuel adgang tilføjer data direkte til databasen, og hvor alle til enhver tid kan få overblik og indsigt.
• Integrér den digitale platform med virksomhedens ERP, så alle stamdata og realiserede tal automatisk importeres fra alle relevante systemer.
• Design løsningen, så den giver enkel og fleksibel adgang til vedligeholdelse af alle dimensioner, fx kontoplan, medarbejdere og cost centre. Den optimale måde at gøre dette er ved at integrere med jeres AIM, så sikkerhed og brugerrettigheder er på niveau med virksomhedens øvrige systemer.
• Sørg for at gennemarbejde de forskellige budgetparametres indbyrdes afhængigheder: Undersøg og etablér et klart overblik over, hvordan de forskellige parametre påvirker hinanden og det endelige resultat. I denne forbindelse er det naturligvis vigtigt, at I bliver skarpe på, hvilke data det er nødvendigt at have med. Nøglen til dette er: Undgå for overordnet budgettering, så det ikke bliver muligt at følge op, men undgå samtidig at budgettere mere detaljeret end påkrævet – fravælg fx parametre, der ikke har væsentlig indflydelse på budgettet.

Hos exacto hedder det database-baserede setup ”exacto budgeting”, der netop imødegår ovennævnte punkter.

Tillægsbonus

Implementeres den databasebaserede platform, vil I være kommet langt til optimering af budgetlægningsprocessen. Men, der er som skrevet mange fordele ved dette skift. Her er to af de væsentligste.

BONUS 1: Logning af adgange og input for fuld sporbarhed

Ved at arbejde på en fælles digital platform, der er live, og alle ændringer således bliver registreret, slår igennem og kan ses af alle, så snart de bliver lagt ind, er selvfølgelig dels, at alle er up-to-date og kan reagere med det samme, hvis der er fejl. Men det giver også adgang til automatiseret logning af adgange og input for fuld sporbarhed af alle ændringer (farvel til ver. 1.2, 2.0, final).

BONUS 2: Automatisering af workflows

Ét er de lange mailtråde og efterlysninger af nyeste versioner. Et andet frustrerende element i forbindelse med udarbejdelsen af det endelige budget er, at I – når I har fået den endelige version – skal have alle godkendelserne på plads.

Flere mails…

Dette kan I meget enkelt blive fri for, hvis I går over på den digitale platform, hvor en lang række operationer kan automatiseres. Det indbefatter også hele godkendelsesprocessen, hvor notifikationer automatisk bliver sendt til den rette ansvarshavende, når vedkommende skal godkende, og processen kan forsætte.

I det hele taget kan automatisk udsendelse af notifikationer til de relevante medarbejdere eller afdelinger automatiseres. Hvis en afdeling fx er bagud med at levere deres data, kan en mailnotifikation blive sendt ud med en reminder. Hvor ofte en reminder skal sendes efterfølgende, bestemmer I selv. Men behovet for opråb på intranettet og manuel udsendelse af rykkermails er fortid.

Ønsker I mere viden om at etablere det optimale digitale setup til håndtering af budgetlægningsprocessen, så læs mere om exactos løsning til en bedre og mere strømlinet budgetproces her.